今日はzoom meetingで参加者を限定する方法の紹介です。
zoom meetingを使った会議や有料・無料セミナーを開催する場合、参加者を事前に許可した人のみに限定したい場合があります。
事前に許可された人のみの出席を許可する方法はいくつかあるのですが、今回は代表的な方法をいくつか紹介します。
1.ミーティングにパスコードをかける
ミーティングのスケジュール時に、そのミーティングに参加をする為のパスコードを設定することが可能です。
これを設定することにより参加者はミーティング参加時に、以下の二つのいずれかの方法でミーティングに参加可能です。
- 招待メールに書かれている参加URLから参加(パスコードは不要)
- ミーティングIDとパスコードの両方を入力して参加
課題
この方法の課題は、上記に1でも2でも参加者URL、ミーティングID,パスコードは全ての共通です。
なので、正規に許可をされた参加者が本当に参加しているか確認をすることができません。
例えば、正規に許可を受けた後、その参加URL、ミーティングID、パスコードをインターネット上で拡散させれば、誰でもそのミーティングに参加ができるようになってしまいます。
もちろん、待機室を有効にして、ホストが待機室からミーティングルームへ許可を一人一人行えば、不許可の人がいきなりミーティングに参加をすることは防げますが、そもそもホストは待機室に入っている人が正規に許可を受けた人かどうかを即時に判断することは一般的にはかなり困難です。
2.参加登録機能を使う
ミーティングのスケジュール時に登録を必須にします。
そのようにすると、以下のように登録リンクというURLが出てきます。
このURLにアクセスすると、以下のように氏名やメールアドレスを登録する画面になります。参加者はこのように登録申請をします。
登録の承認方法
登録された申請を承認する方法は２種類あり、ミーティングの主催者がどちらかを選択することが可能です。
- 自動承認：登録と同時に無条件で承認
- 手動承認：主催者が参加登録者の氏名、メールアドレスを確認して手動で承認
どちらの承認方法でも、承認されると参加者に、その参加者専用のURLが通知されます。
ここで重要なのは、ここで参加者に送信される参加URLはその参加者専用のURLということです。
そのURLを公開の場で共有すると誰が共有をしたのかわかりますので、実際にそのようなことをするのが困難になります。
課題
一見、良さそうに見えるこの方法ですが、課題があります。
参加者自身が参加登録URLへアクセスして参加登録をする必要がある。
これは意外にハードルが高いです。例えば、事前に何らかの形で参加許可をした人に、参加登録URLを通知して参加登録をしてもらおうとしても、実際に登録をしてくれない方が一定数でてきて、当日ミーティングに参加できない。ということが起きます。
参加登録URLが不特定多数に公開されたしまった場合は収集がつかなくなる可能性がある
参加登録URLが悪意又は過失で不特定多数に公開されてしまうと、誰でも参加登録が可能になり、自動承認の場合は結果的に不特定多数が参加できるようになってしまいます。手動承認の場合は、ミーティング主催者は承認すべき人の判断を行うのが困難になると思います。
3.より良い方法
許可された人のみをzoomミーティングに参加させるより良いとして以下の方法があります。
- 主催者は参加登録機能を有効にしたミーティングをスケジュールする
- 主催者は事前に許可した人の名簿を作る（エクセル等）
- 主催者はその名簿に従い、zoomへの参加登録を行う
- 主催者は手動又は自動承認を行い、2で登録した全員へその人専用の参加URLをメール通知をする。
この課題も一つの課題があります。それは3の作業です。
zoomへの参加登録を主催者が行う場合、数名ならまだ良いですが、人数が増えてくると、エクセルを見ながら全員分の参加登録をするのは時間もかかりますし、間違えも発生する可能性があり相当大変な作業になります。
エクセルの名簿からzoomの参加登録を自動で行う
参加者の姓名、メールアドレスが記載されたエクセルの名簿を、自動でzoom側で参加登録をすることができるのが、Zoom API Library For VBA です。
下記のようにエクセル上に作ったzoomへの参加者名簿を一気にzoomで参加登録をして、各参加者のメールアドレスに、その参加者専用のミーティング参加URLを送信することまでが一気にできます。
商品の詳細は Zoom API Library For VBA を参照ください。
また、詳細、不明点等はお気軽にお問合せフォームからお問い合わせください。
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